ANI’s – HGF ( Allgemeine
Nutzungs-Infos - häufig gestellte Fragen ) Version 1.2
ILIAS ist ein internes, internetgestütztes Nachrichten- und
Informationssystem, um
- einen
schnelleren, dienstzeitenunabhängigen Infofluss untereinander
und
- einen
dienstzeitenunabhängigen Zugriff auf Informationen in Form von Listen zu
ermöglichen.
Viele Infos, die wir uns gegenseitig zukommen lassen wollen,
müssen zurzeit noch persönlich, im direkten Kontakt oder über Distanzen in
Papierform überbracht werden.
Infos über Fächer und Zuruf bleiben liegen, sind veraltet,
wenn Sie uns erreichen, haben nur noch statistischen Wert, wenn wir sie
verarbeiten, werden vergessen oder zu spät erinnert,…
Dokumente, die von mehreren gemeinsam erstellt oder gelesen
und korrigiert werden müssen, werden geschrieben, abgeschrieben, überschrieben
und neu geschrieben…
Dies soll sich mit ILIAS ändern. ILIAS stellt unter anderem
verschiedene Abstufungen der Infoverarbeitung und -weitergabe zur Verfügung,
die mit den Karteikarten „persönlicher Schreibtisch“, „Magazin“ und „mail“, bezeichnet
sind.
„persönlicher Schreibtisch“
dient dazu, Routinen sofort abrufbar zu halten, tägliche
Infos aus dem System zu fischen bzw. die eigene Terminverwaltung zu
erleichtern. Hier sehen Sie, ob eine mail für Sie vorliegt, ob neue Dateien
hochgeladen wurden, die für Sie von Bedeutung sind, …
„mail“
bietet die Möglichkeit, einen Kontakt zu einzelnen (oder eng
umrissenen Teams) zu erstellen, ohne die Infos öffentlich zu machen. Ihre Zuarbeiten
zur HPG-Vorbereitung können Sie sich gegenseitig mailen, ebenso Ihre vorläufige
Endfassung zum Gegenlesen. (Der Fallverantwortliche bringt die Endfassung (bis
auf weiteres) in Papierform zur Unterschrift in Umlauf!)
„Magazin“
ist der Marktplatz für allgemein zugängliche Infos, die vom
Leser in jeweils eigener Art und Weise genutzt werden können. Hier finden Sie Aktuelles,
Protokolle, Einrichtungsinfos, Aushänge, Fehllisten, Speiseplan,
Mitarbeiterlisten, Hinweise auf Fachliteratur, Terminankündigungen,
demnächst Arbeitsmaterialien oder
Wochenpläne, die unsere Jungs angeblich verloren haben,…
Eine Ersteindruck über die Vielfalt des Magazins erhalten
Sie über den Pfad:
Magazin>Einführung ILIAS>Detailansicht Magazin.pdf
ILIAS ein lernendes System mit vielerlei Anwendungs- und
Variationsmöglichkeiten. Daher ist es wichtig, das System zu nutzen,
Erfahrungen auszutauschen, Rückfragen zu stellen und sich gegenseitig zu
stützen. Es ist auch notwendig, das System mit Priorität zu versehen und somit
die Nutzung zu forcieren.
Bestimmte Infos, die aktuell noch zwei- oder mehrgleisig
laufen, werden daher zukünftig nur noch über ILIAS abrufbar sein, so dass die
Nutung obligatorisch wird. Für alle Mitarbeiter, die an ILIAS teilnehmen
(werden), ist (wird) ein internetfähiger Arbeitsplatz (oder ein Zugriff auf
einen gemeinsamen Zugang) eingerichtet. Bildschirmarbeitsplätze in der
Einrichtung werden mit ILIAS als Startseite der Internetexplorers eingerichtet,
so dass Sie sich mit Name und Kennwort sofort ins
System einwählen können, wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz sind.
Darüber hinaus kann das System von extern über das Internet angewählt
werden. Die Internetadresse lautet:
https://ilias.corsten-gmbh.de
Auch dort können Sie sich mit Ihrem Mitgliedsnamen und Ihrem
Kennwort anmelden.
Es ist strengstens untersagt, anderen Kolleg/innen oder
sogar Nichtfirmenmitgliedern durch Weitergabe des Kennwortes den Zugang zum
System zu ermöglichen!
Das Zugangsverbot zum System gilt bis auf weiteres für
alle Schülerinnen und Schüler!
Alle Mitglieder in ILIAS sind nach
folgender Form benannt:
„FamiliennameVorname“ ohne
Leerzeichen, 1. Buchstabe des Familiennamens und des Vornamens in
Großbuchstaben (dies gilt auch für Doppelnamen oder –Vornamen):
MusterAnnette
(bzw. BeispielMusterAnnetteBrigitte)
Alle Dateien, die in ILIAS hochgeladen werden, sind nur durch
den Administrator der jeweiligen Teams / Kurse zu verändern. Bitte melden Sie
dem jeweiligen „Admin“, wenn Dateien versehentlich nicht schreibgeschützt oder
inhaltlich fehlerhaft sind.
Bitte gewöhnen Sie sich daran, bei Dienstbeginn und vor
Dienstende einen Blick ins System zu werfen, um eingehende Infos aktuell zur
Kenntnis zu nehmen und in Ihren Tagesablauf zu integrieren.
Bitte laden Sie keine Dateien wie z. B. Formblätter oder
Vorlagen „auf Vorrat“ auf ihre PC’s.
Die von Ihnen auf den PC geladenen Dateien sind möglicherweise schon morgen
nicht mehr aktuell.
Bitte drucken Sie nur Texte aus, die auch zum Ausdruck freigegeben
sind. Meist handelt es sich um zugesandte Exemplare, die statt mit der Hauspost
über ILIAS zu Ihnen gelangen und als Aushänge dienen oder um Formulare,
Formblätter, Dokumente, die als Formatvorlagen dienen, usw…
Bitte sparsam und nur bei echtem Bedarf drucken, wir wollen
die Papierflut dämpfen, nicht vergrößern.
Bitte verwenden Sie das Infosystem (Magazin) mehr und mehr
mit 1. Priorität und als 1. Quelle, damit es sich in der Nutzung etabliert. Nutzen
Sie ebenso das Mailsystem von ILIAS als einziges Dienstmailsystem, nicht
parallel dazu SMS, outlook, Zettelkästen, Rauchzeichen,
Flüsterpost, …
Bitte weisen Sie den jeweiligen „Admin“ auf Fehler,
Schwächen, Ungereimtheiten, Optimierungsmöglichkeiten, Erfahrungen, geniale
Ideen hin, damit wir auf diesem Weg zu „Kapazitäten“ in Sachen ILIAS werden.
Namensgebung beachten:
keine identischen Namen in verschiedenen Kategorien verwenden! ( Es gibt nur eine Erziehungsleitung, nur ein Orga-Team, usw. Bitte Gruppennummer oder anderes
Alleinstellungsmerkmal verwenden! )
(( Infos an einzelne Teams
(Internatsgruppen, HCS-N, HCS-I, Psychologen, ELK, …) sind immer an die
entsprechende Gruppe zu senden, da die Bearbeitung in der Gesamtverantwortung
der Gruppen liegen. ))
Wichtig: Aus Datenschutzgründen ( §203
StGB - Verletzung von Privatgeheimnissen ) ist es strengstens untersagt, Daten
auszudrucken, die Jugendliche betreffen, für die sie nicht zuständig sind.
Entnehmen (speichern) Sie keine Daten „auf Vorrat“!
Es ist auch nicht erlaubt, Listen, Dokumente, PDF-Dateien
oder Inhalte von web-links, die in ILIAS hochgeladen
wurden, auf den Firmenrechnern bzw. -druckern auszudrucken.
1. Ausnahme: Die Erlaubnis erfolgt über die Erklärungen zur
Datei und es gibt Hinweise, warum, wie oft und zu welchem Zweck die Datei zu
drucken ist.
In diesen Fällen steht in der Beschreibung der Datei „Ausdruck erlaubt“!
Beispiel: Die
Fehlliste oder die AG-Teilnahmeliste der Schule wird pro Internatsgruppe 1x
monatlich ausgedruckt und dient als päd. Instrument, der Vorbereitung auf HPG’s oder wirtschaftlichen,
abrechungstechnischen, statistischen Zwecken.
2. Ausnahme: Formblätter / Vorlagen ( s.
oben )
Bei Fragen zu ILIAS bitte eine mail an Christian Specks ( ILIASname: SpecksChristian
) oder die entsprechenden Hilfen zu ILIAS aufsuchen. Alternativ gibt es das
Forum, in dem sie sich untereinander austauschen können.
Da sich Optimierungen aus der täglichen Arbeit ergeben
werden, ist es wichtig und hilfreich, Ihre Ideen zu erfahren. Bitte mailen Sie
sich gegenseitig an, nutzen Sei den Chat (sobald er läuft), informieren Sie den
Systemadministrator, usw. Genauere Infos zu Teilen des Systems, weitere
Fortbildungen, aktualisierte ANI’s, Erlaubnisse,
Nutzungen oder Einschränkungen folgen mit der Zeit.
Mönchengladbach, im Februar 2008
